Du setzt dich dafür ein, dass Kreativschaffende an den Einnahmen aus der Nutzung ihrer Musikwerke fair beteiligt werden und sich ganz auf ihr künstlerisches Schaffen konzentrieren können. Das ist unsere Purpose, das ist unsere Motivation!
Für unser Immobilien Management Team bei der GEMA Immobilien Services GmbH am Standort München suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/-n:
Office Manager (m/w/d) - Immobilien in Vollzeit (40 Stunden/Woche)
Ouvertüre - du kennst deine Rolle in unserem Orchester:
Gebäude sind für uns mehr als nur die Möglichkeit zum Arbeiten. Sie sind die Grundlagen unserer Arbeitswelten und integraler Bestandteil unserer Firmenkultur. Sie sind die Grundlage für ein attraktives Umfeld, die Basis für Kommunikation und Zusammenarbeit, sind aktiver Unterstützer der Change Prozesse im Unternehmen. Unsere Büros und unser Service Angebot sind für viele Mitarbeiter der Grund, warum sie gerne in Büro kommen.
Als Office Manager sorgst du dafür, dass unsere Gebäude und Infrastruktur sicher, wirtschaftlich und zuverlässig zur Verfügung stehen und den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Mit deinem Blick für Qualität, effiziente Abläufe und nachhaltigen Werterhalt gestaltest du die Weiterentwicklung unserer Operations gemeinsam mit den Süd und Nord Teams aktiv mit.
Mit einem energetisch gerade eben komplett sanierten Gebäude und dem kürzlich bezogenen Gebäude in Berlin bieten wir hervorragende Bedingungen und attraktives Umfeld.
Hier spielt die Musik – dein Einsatz:
- Beim Office Management bzw. unseren zentralen Diensten erfüllen viele Dienstleister wichtige Aufgaben für uns. Ein Schwerpunkt Deiner Aufgabe liegt in der Steuerung unserer Dienstleister für den Office- und den Vermietungsbereich. Das sind insbesondere Kantinen, Empfangs- und Concierge Dienstleistungen, Konferenzservices, Gebäudesicherheit, Reinigung, Fuhrpark, etc.
- Du bist verantwortlich für das Funktionieren unserer Arbeitswelten und wirkst bei deren Gestaltung mit.
- Fuhrpark Management und Mobilität gehört Deutschlandweit zu Deinen Aufgaben. Hinsichtlich Beschaffung und Lieferkette arbeitest Du eng mit unserem Einkauf zusammen.
- Für den Standort Nord und Süd sind 2 Kollegen verantwortlich, Du arbeitest aber sehr eng mit den Beiden zusammen.
- Du bist verantwortlich für die Unterweisungen, Schulungen, Gebäudebezogenen Sicherheitsmaßnahmen und führst sie teilweise selbst durch.
- Zusammen mit den beiden Standortverantwortlichen gestaltest Du eine Vision mit für die langfristige Ausrichtung der Officewelten. Aber auch die kontinuierliche Verbesserung unserer Services spielt eine wichtige Rolle.
- Du bist Ansprechpartner für die GEMA Mitarbeiter und die Führungskräfte.
- Du bist Ansprechpartner für unsere externen Mieter, vertrittst die Eigentümer Interessen sicherst und die Mieterbedarfe. Deren Kundenzufriedenheit ist eines Deiner Ziele. Nebenkostenkostenabrechnung und Betreuung der Mietverträge gehören zu diesen Aufgaben.
- Die Aufgabe ist eine übergreifende Querschnittsfunktion mit fachlichen Führungsaufgaben. Die Budgetplanung wird maßgeblich von Dir unterstützt und koordiniert. Auch das Arbeiten mit KPI ist Dir bekannt.
- Du erkennst Potenziale im Gebäudebetrieb und hast die Budgets und Kosten im Griff. Du bist in der Lage die Kosten- und Qualitätsziele der Geschäftsführung umzusetzen und mit eigenen Ideen zu bereichern.
- Nachhaltigkeit ist für uns eine Selbstverständlichkeit und ein Grundwert. Die stellst in Deinem Bereich die Erreichung der ESG Ziele sicher und unterstützt unser Lieferketten Management bei der Klimabilanzierung.
- Du bist Ansprechpartner für unsere Belegschaft in München und Süd.
Alles stimmig – deine Skills:
- Du bringst fundierte Kenntnisse im kaufmännischen Funktionen mit. SAP Erfahrung ist von Vorteil.
- Erfahrung in der Budgetierung und Kostenplanung sind erforderlich.
- Grundverständnis in Accounting- und Bilanzierungsthemen erleichtert den Umgang mit Zahlen.
- Mit externen Dienstleister hast Du zusammengearbeitet. Leistungsvereinbarungen, Qualitätskennzahlen, Ausschreibungen, Vergaben hast Du idealerweise bereits begleitet.
- Betreiberpflichten, Arbeitssicherheit und relevanten gesetzlichen Vorgaben und Normen, beispielsweise DGUV, VDE und DIN, liegt in der Verantwortung Deiner Kollegen. Du solltest aber ein Interesse mitbringen, diese Themengebiete zumindest kennenzulernen.
- Struktur liegt dir, auch wenn es komplex wird. Mit MS Office und gängigen digitalen Anwendungen gehst du sicher um.
- Du kommunizierst sicher, freundlich und präzise. Unsere Kommunikation ist mehrheitlich deutschsprachig, daher solltest Du verhandlungssichere Deutschkenntnisse haben. Auch in Konflikten und anstrengenden Phasen können wir in Deiner schriftlichen und mündlichen Kommunikation immer darauf verlassen, dass Du den richtigen Ton und Umgang findest.
Encore – unsere Zugabe für dich:
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Für alle, die Musik lieben: Dein Job mit Impact mittendrin in der Branche! Zusammen mit Teams, die digital denken und Musik leben.
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Learn to Fly: E‑Learnings, Webinare und Workshops, die dich persönlich wachsen lassen und fachlich noch schlauer machen.
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Ausgleich: 30 Tage Urlaub, Gleitzeit, Homeoffice‑Regelung und Workation für deine stimmige Work‑Life‑Balance.
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Zugabe: subventioniertes Betriebsrestaurant, Barista-Bar und modernes Office in Top-Lage plus vermögenswirksame Leistungen, Rabatte und weitere Zuschüsse. Unser Extra‑Goodie-Set für dich.
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Gesundheit & Familie: Kinderbetreuungszuschuss, aktive Pause, pme‑Familienservice, Sonderurlaub und flexible Arbeitsmodelle, die deinen Alltag etwas geschmeidiger machen.
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Musik erleben: GEMA Band, Firmenevents und gemeinsame Anlässe, um abzurocken, anzustoßen und dich zu vernetzen.
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Ausklang mit Nachhall
Klingt das gut für dich? Du hörst ein „Ja“ in dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung direkt über unser Online-Formular.
Noch Fragen? Gerne an karriere@gema.de